Vertaling van de Franse versie. De Franse versie is rechtsgeldig; bij twijfel geldt de interpretatie die het gunstigst is voor de consument.
Verwerkersovereenkomst (verhuurders)
Versie van kracht op 2 november 2026 (Garentiz 3.14.23).
Deze overeenkomst, gesloten met toepassing van artikel 28 van de AVG, geldt tussen de verhuurder die Garentiz gebruikt (de “verwerkingsverantwoordelijke”) en Nayaro SRL, BE 0647.588.826, Chemin de la Cure d'Air 16, 7000 Mons, België, support@garentiz.com (de “verwerker”). Ze maakt deel uit van de voorwaarden die bij de inschrijving worden aanvaard.
1. Voorwerp en duur
De verwerker verwerkt, voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke, de persoonsgegevens die nodig zijn voor het huurbeheer in Garentiz, gedurende de volledige duur van het gebruik van de dienst en tot het einde van de verwerking zoals beschreven in artikel 6.
2. Beschrijving van de verwerking
Betrokkenen: huurders, medehuurders en medeondertekenaars, bewoners, borgen, kandidaat-huurders en bezoekers, personen die de QR-code van een pand gebruiken, vaklui en dienstverleners, gemachtigden, mede-eigenaars en onverdeelde eigenaars, ontvangers van een gedeelde link, afzenders van gekoppelde e-mails, en iedereen wiens gegevens in de ingediende documenten voorkomen.
Categorieën van gegevens: identiteit en contactgegevens, geboortedatum indien ingevoerd, adres na de huur, gegevens van de huurovereenkomst en de huren (bedragen, betalingen, achterstallen, indexering, afrekeningen), huurwaarborg, documenten (huurovereenkomsten, plaatsbeschrijvingen en foto's, handtekeningen, attesten, brieven, facturen), identiteitsdocumenten indien ingediend, verzoeken en uitwisselingen, gekoppelde e-mails en hun bijlagen, kandidaturen, schadegevallen, interventies.
Bewerkingen: hosting, raadpleging, ordening, aanmaak van documenten, gewone elektronische handtekening, verzending van e-mails, sms'en en meldingen, lezen van de mailbox van de verwerkingsverantwoordelijke als hij die koppelt, berekeningen, voorstellen van de assistent als de verwerkingsverantwoordelijke hem gebruikt, export, wissing.
Doel: de verwerkingsverantwoordelijke in staat stellen zijn verhuringen met Garentiz te beheren.
3. Verplichtingen van de verwerker
De verwerker verbindt zich ertoe:
de gegevens alleen te verwerken op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, dat wil zeggen via de functionaliteiten van Garentiz en de instellingen die hij kiest, en hem te verwittigen als een instructie hem in strijd lijkt met de regelgeving;
de vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen en de toegang te beperken tot bevoegde personen die tot geheimhouding verplicht zijn; een toegang van de administratie tot het account (begeleide aanmelding), voorbehouden aan support en beveiliging, is beperkt tot 30 minuten en wordt gelogd;
passende technische en organisatorische maatregelen te nemen: versleuteling van identiteitsdocumenten en geheimen, gehashte wachtwoorden, tweestapsverificatie, afscherming tussen accounts, versleutelde verbindingen, dagelijkse back-ups, geketend auditlogboek, register met tijdstempel, testomgeving die voorbehouden is aan de administratie (toegelaten netwerkadressen), bij dezelfde hosting, die een volledige kopie van de gegevens kan krijgen om een nieuwe versie te controleren en geen enkel bericht verstuurt;
de verwerkingsverantwoordelijke te helpen bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen om hun rechten uit te oefenen, met name via de functies voor export, wijziging en verwijdering; vanuit de fiche van een huurder of vakman exporteert “Gegevens van deze persoon” wat het account over hem of haar bewaart (JSON en leesbare samenvatting) en wist het, behalve wat een lopende huurovereenkomst, het bewijs of de boekhouding vereisen;
de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk, en uiterlijk 48 uur nadat hij er kennis van heeft genomen, op de hoogte te brengen van elke inbreuk in verband met persoonsgegevens die hem betreft, met de beschikbare informatie;
de verwerkingsverantwoordelijke naar vermogen bij te staan voor zijn gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en zijn contacten met de toezichthoudende autoriteit;
de informatie ter beschikking te stellen die nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en redelijke audits toe te laten, op kosten van de verwerkingsverantwoordelijke en mits een voorafgaande kennisgeving van 30 dagen.
4. Subverwerkers
De verwerkingsverantwoordelijke staat het gebruik toe van de volgende subverwerkers, die voor de dienst nodig zijn:
OVH SAS (Frankrijk, Europese Unie): hosting, databank, bestanden, back-ups en verzending van de e-mails;
Google (Firebase Cloud Messaging) en Apple (Apple Push Notification service): verzending van meldingen naar de telefoons van de gebruikers van de mobiele applicatie;
Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk), als de verzending van sms'en geactiveerd is en in de licentie inbegrepen is: verzending van de sms'en;
Anthropic, als de assistent geactiveerd is en de verwerkingsverantwoordelijke hem gebruikt: lezen van de documenten en teksten die hij hem voorlegt;
OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk): geocodering van het adres van de panden voor de kaart van het patrimonium.
Stripe, de betaaldienstaanbieder, verwerkt alleen de factuurgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke zelf, en niet de gegevens van zijn huurders.
De verwerker legt elk van hen gelijkwaardige verplichtingen inzake gegevensbescherming op. Elke nieuwe subverwerker wordt minstens 30 dagen vooraf aangekondigd; de verwerkingsverantwoordelijke kan daartegen bezwaar maken door een einde te maken aan zijn gebruik van de dienst. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte worden omkaderd door een adequaatheidsbesluit (met name het EU-VS-kader voor gegevensbescherming voor de ondernemingen die eraan deelnemen, en het besluit over het Verenigd Koninkrijk) of door modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke waarborgt dat hij over een rechtsgrond beschikt voor de gegevens die hij invoert, alleen gegevens invoert die toereikend zijn en beperkt tot wat noodzakelijk is, een passende bewaartermijn voor de kandidaturen kiest, en de betrokkenen informeert. Garentiz stelt hem een informatiedocument voor de huurders ter beschikking. Wanneer hij een toegang delegeert, een pand via een link deelt of zijn mailbox koppelt, ziet hij erop toe dat dit gebruik noodzakelijk is en gekend is door de betrokkenen.
6. Einde van de verwerking
Op het einde van het gebruik van de dienst kan de verwerkingsverantwoordelijke al zijn gegevens exporteren via “Mijn gegevens”. Zijn verzoek tot verwijdering wordt 30 dagen later uitgevoerd. Alle bestanden worden dan gewist, de identificerende gegevens van huurders, vaklui en andere derden geanonimiseerd, en kandidaturen, contacten en gekoppelde e-mails verwijderd of leeggemaakt, zoals beschreven in het privacybeleid. Overeenkomstig artikel 28.3.g van de AVG worden de gegevens van het patrimonium (panden, huurovereenkomsten, huurders, vervaldagen, betalingen, documenten, aanvragen, plaatsbeschrijvingen, uitgaven) vervolgens 90 dagen na de sluiting gewist, of meteen bij de sluiting als de verwerkingsverantwoordelijke dat vraagt. Nayaro SRL bewaart enkel wat de wet of het bewijs vereisen: de vermeldingen in het register met tijdstempel, waaraan enkel kan worden toegevoegd (sinds versie 3.14.18 aan de bron gemaskeerd: e-mailadressen als vingerafdruk, IBAN's gemaskeerd), en zijn eigen factuurstukken. De back-ups worden geleidelijk vervangen: databank 14 nachten, bestanden 7 nachten, versleutelde externe kopie 60 dagen.
7. Aansprakelijkheid
Elke partij is aansprakelijk voor de tekortkomingen die haar kunnen worden toegerekend, binnen de grenzen van de AVG en van de algemene gebruiksvoorwaarden.