Politique de confidentialité

Version en vigueur au 2 novembre 2026 (Garentiz 3.14.23).

Cette politique explique comment Nayaro SRL traite les données personnelles dans le cadre de Garentiz (site www.garentiz.com et applications mobiles pour iOS et Android), conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation belge.

1. Qui est responsable ?

Garentiz traite deux sortes de données, avec deux rôles différents :

• Les données des utilisateurs de Garentiz (bailleurs, associés, délégués, artisans, locataires qui ont un espace, partenaires, personnes qui écrivent au support) : Nayaro SRL en est responsable du traitement.
• Les données que les bailleurs encodent ou reçoivent dans Garentiz sur leurs locataires, occupants, candidats, garants, artisans et autres personnes : chaque bailleur en est responsable du traitement. Nayaro SRL agit comme sous-traitant pour son compte, selon l'accord de traitement des données qu'il accepte en s'inscrivant. Pour exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d'abord au bailleur concerné ; nous l'aiderons à vous répondre.

Contact pour toute question relative à vos données : support@garentiz.com, ou par courrier à Nayaro SRL, Chemin de la Cure d'Air 16, 7000 Mons, Belgique.

2. Quelles données, pourquoi, sur quelle base ?

Un partenaire ne reçoit jamais de données personnelles des clients qu'il a recommandés : seulement des dates, des formules et des montants.

Nous ne vendons pas vos données, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni outil de mesure d'audience.

3. Combien de temps ?

• Compte : tant qu'il est actif. Une demande de suppression prend effet 30 jours plus tard ; pendant ce délai, vous pouvez l'annuler.
• À la suppression du compte : votre identité est anonymisée (nom, e-mail, téléphone, mot de passe, double authentification) ; vos sessions, notifications, préférences, codes de secours et exports sont effacés ; le journal de vos connexions est anonymisé ; vos identités Google et Apple sont effacées (un retour par le même compte Google ou Apple crée un compte neuf) ; vos appareils mobiles sont déconnectés et vidés (nom, identifiant d'installation, version, jeton de notification) ; l'autorisation « Se connecter avec Apple » est révoquée ; vos passeports locataire sont révoqués et effacés, et les recommandations reçues effacées ; vos acceptations des conditions sont gardées sans l'adresse IP.
• Données du parc à la suppression du compte, lorsque vous en êtes le dernier gérant (le dernier gérant ne peut pas supprimer son compte tant que des associés y travaillent) : tous les fichiers de l'organisation sont effacés (documents, photos, pièces jointes, dossiers de fin de bail, relevés) ; les données identifiantes des locataires, artisans, indivisaires et co-emprunteurs sont anonymisées ; les candidatures, contacts, dossiers bancaires, imports, identifiants de messagerie et propositions de l'assistant sont supprimés ; le contenu des demandes, des interventions, des e-mails rattachés et des sinistres, la contrepartie et la communication des mouvements bancaires sont effacés ; les délégations, partages par lien et QR codes sont révoqués. Le parc lui-même (biens, baux, locataires, échéances et paiements, documents, demandes, états des lieux, dépenses) est ensuite effacé 90 jours après la fermeture, ou dès la fermeture si vous le demandez (après avoir exporté vos données). Restent le registre horodaté, la facturation de Nayaro SRL (commandes, licences, factures) et les tickets de support.
• Registre horodaté et journal d'audit : ils sont chaînés et en ajout seul ; aucune entrée ne peut être modifiée ni supprimée sans rompre leur vérification. Depuis la version 3.14.18, les adresses e-mail y sont remplacées par une empreinte salée, les IBAN masqués (BE68 ** 7034), et les dates de naissance, adresses et téléphones n'y entrent plus. Les entrées antérieures restent telles qu'elles ont été écrites, pour la preuve des actions passées.
• Candidatures non retenues : effacées à la date annoncée au candidat, soit le délai choisi par le bailleur (30 jours par défaut, de 1 à 180 jours) après la clôture de l'annonce ou le refus de la candidature ; toute candidature non retenue est en tout cas effacée 180 jours après son envoi, et une annonce publiée depuis plus de 6 mois est close d'office. La candidature retenue est effacée avec les données de l'ancien locataire, après le bail.
• Passeport locataire : l'historique de paiements attesté qu'un locataire choisit de partager par un lien (avec une candidature ou directement) ; Nayaro SRL en est responsable du traitement ; il n'est visible que par les personnes à qui il donne le lien et tant que le lien est actif ; le locataire peut le révoquer à tout moment depuis son espace ; il est effacé à la suppression de son compte.
• Recommandations : l'attestation qu'un ancien bailleur rédige à la demande de son locataire, conservée dans l'espace du locataire et montrée dans son passeport s'il le décide ; elle est effacée à la suppression du compte du locataire ou à sa demande.
• Remarques laissées sur un partage par lien : le nom et l'e-mail de leur auteur sont effacés 30 jours après la fin du partage.
• Journal des connexions : 12 mois.
• Sessions : jusqu'à leur expiration, après 12 heures d'inactivité, ou après 30 jours si vous restez connecté.
• Liens de connexion et autres liens à usage unique : supprimés 7 jours après leur expiration.
• Appareils mobiles connectés : jusqu'à leur déconnexion, depuis l'application ou depuis « Paramètres », ou la suppression du compte.
• E-mails : supprimés de notre file d'envoi 90 jours après leur création, envoyés ou non.
• Notifications : 6 mois, lues ou non.
• Exports de vos données : 7 jours.
• Sauvegardes : la base chaque nuit (14 dernières) et les fichiers chaque nuit (7 dernières) ; une copie chiffrée est tirée chez l'éditeur et gardée 60 jours.
• Origine de l'inscription : tant que le compte existe ; le lien personnel d'invitation et la page d'arrivée sont effacés à sa suppression.
• Démonstration : un parc de démonstration et ses fichiers sont effacés 24 heures après leur création.
• État des lieux hors ligne : les modifications et photos saisies sans réseau restent sur votre appareil jusqu'à leur envoi, 7 jours au plus, et sont effacées à la déconnexion.
• Notifications de paiement Stripe : leur contenu (nom, e-mail, adresse du client) est effacé 90 jours après traitement.
• Acceptations des conditions : 10 ans après la fin du contrat.
• Tickets de support : 3 ans après leur clôture.
• Propositions de l'assistant : 1 an.
• Litiges de paiement et relevés bancaires importés : 10 ans.
• Factures et pièces comptables : durée légale de conservation comptable (10 ans).

Sauf mention contraire ci-dessus, les données sont conservées tant que le compte existe.

4. Avec qui ?

Vos données ne sont communiquées qu'aux prestataires nécessaires au service, chacun pour son rôle :

• OVH SAS (France, Union européenne) : hébergement du site, de la base de données, des fichiers et des sauvegardes, et envoi des e-mails.
• Stripe : paiement des licences, abonnements et factures (nom, e-mail, adresse et numéro de TVA de facturation, données de paiement). Nous ne voyons jamais votre numéro de carte.
• Point d'accès Peppol (prestataire agréé, Union européenne ; seulement pour les factures d'une société belge assujettie à la TVA) : dénomination, adresse, numéros d'entreprise et de TVA, e-mail de facturation et contenu de la facture, pour transmettre la facture électronique obligatoire entre entreprises.
• Google : connexion avec Google, si vous la choisissez ; envoi des notifications sur les téléphones Android (Firebase Cloud Messaging : jeton de notification, titre et texte de la notification).
• Apple : connexion avec Apple, si vous la choisissez ; envoi des notifications sur les iPhone (Apple Push Notification service : jeton de notification, titre et texte de la notification).
• Brevo (Sendinblue SAS, Paris, France ; uniquement si l'envoi de SMS est activé et compris dans la licence) : numéro de téléphone du destinataire et texte du SMS, pour les codes de confirmation, les rappels et les demandes urgentes.
• Anthropic (uniquement si l'assistant est activé et compris dans la licence) : les textes nécessaires à la demande, dans lesquels les adresses e-mail, numéros de compte et numéros de téléphone sont masqués, et les documents que vous lui soumettez (par exemple une facture à lire), transmis tels quels : ce qu'ils contiennent n'est pas masqué. Rien n'est enregistré sans votre validation. Aucune pièce d'identité ne lui est transmise. Selon les conditions commerciales de ce fournisseur, les données reçues par son API ne servent pas à entraîner ses modèles. Anthropic Ireland, Limited supprime les données reçues dans les 30 jours (jusqu'à 2 ans en cas d'usage abusif signalé) ; le transfert vers les États-Unis est encadré par les clauses contractuelles types. L'assistant n'est jamais appelé depuis la démonstration ni l'environnement de test.
• Fondation OpenStreetMap (Royaume-Uni) : pour placer vos biens sur la carte du parc, l'adresse du bien est envoyée à son service de géocodage (Nominatim) ; les fonds de carte sont chargés par votre navigateur depuis ses serveurs, qui reçoivent donc votre adresse IP.

Si vous connectez votre boîte e-mail, Garentiz s'y connecte avec les identifiants que vous fournissez, environ toutes les 15 minutes ; seuls les messages des expéditeurs connus de votre parc (locataires, artisans, adresses déjà rattachées) sont conservés. Les indices santé sont récupérés auprès de Statbel par un appel qui ne contient aucune donnée personnelle. Les liens d'itinéraire vers Google Maps n'ouvrent ce service que si vous cliquez dessus.

Plusieurs de ces prestataires (Stripe, Google, Apple, Anthropic) appartiennent à des groupes établis aux États-Unis, où des données peuvent être transférées. Ces transferts sont encadrés, selon le cas, par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis, pour les entreprises qui y adhèrent, ou par des clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le Royaume-Uni bénéficie d'une décision d'adéquation.

Les données peuvent aussi être communiquées aux autorités lorsque la loi l'impose.

5. Sécurité

Mots de passe hachés, double authentification avec codes de secours, chiffrement des pièces d'identité et des secrets (identifiants de messagerie, jetons), connexions chiffrées, sauvegardes quotidiennes, cloisonnement strict entre comptes, registre horodaté chaîné et vérifié chaque nuit, journal d'audit chaîné des actions d'administration. L'administration n'est accessible que depuis des adresses réseau autorisées, avec un mot de passe ; un accès de l'administration à un compte (connexion assistée) est limité à 30 minutes et journalisé. Notre environnement de test peut recevoir une copie complète des données et des documents pour vérifier une nouvelle version sur des données réelles (les sessions et éléments de connexion n'y sont jamais copiés) : il n'est accessible que depuis les adresses réseau autorisées de l'administration, est hébergé chez le même prestataire, garde les mêmes protections (chiffrement, limitation des essais de connexion) et n'envoie aucun message. Sur votre téléphone, le déverrouillage biométrique éventuel est géré par le téléphone : Garentiz ne reçoit aucune donnée biométrique.

En cas de violation de données présentant un risque, nous prévenons l'Autorité de protection des données et, le cas échéant, les personnes concernées, dans les délais prévus par le RGPD.

6. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Vous pouvez :

• exporter vos données (archive ZIP) et supprimer votre compte vous-même depuis « Mes données » ;
• régler vos notifications (e-mail, SMS, téléphone) depuis vos préférences ;
• déconnecter un appareil mobile depuis « Paramètres » ;
• nous écrire à support@garentiz.com pour toute autre demande ; nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (www.autoriteprotectiondonnees.be).

7. Mineurs

Garentiz s'adresse aux adultes. Un compte ne doit pas être créé par une personne de moins de 18 ans.

8. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La version en vigueur est toujours accessible depuis le site et les applications ; lorsqu'une modification importante demande votre accord, elle vous est présentée à votre prochaine connexion.

Version du 2026-11-02

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