Information aux locataires

Version en vigueur au 2 novembre 2026 (Garentiz 3.14.23).

Ce document informe les locataires, occupants, garants et candidats locataires d'un bailleur qui utilise Garentiz. Le bailleur peut le remettre, par exemple en annexe du bail, et le compléter selon sa situation.

Qui traite vos données ?

Votre bailleur, dont le nom et l'adresse figurent dans votre bail ou dans l'annonce à laquelle vous répondez, est responsable du traitement de vos données dans le cadre de la location. Il utilise l'outil de gestion locative Garentiz, édité par Nayaro SRL (Chemin de la Cure d'Air 16, 7000 Mons, Belgique), qui héberge et traite ces données pour son compte, en qualité de sous-traitant.

Si vous créez vous-même un espace locataire dans Garentiz, Nayaro SRL est responsable des données de ce compte (identifiants de connexion, préférences, appareils), selon la politique de confidentialité de Garentiz (www.garentiz.com).

Si vous créez vous-même un passeport locataire et le partagez avec un bailleur, Nayaro SRL est responsable de ce passeport ; vous pouvez révoquer un partage à tout moment.

Quelles données et pourquoi ?

Ces données viennent de votre bailleur (qui les encode, les reçoit de vous, de votre agence ou par e-mail) ou de vous-même (espace locataire, demandes, signatures).

• vos coordonnées, pour communiquer avec vous, y compris par e-mail, par SMS ou par notification sur l'application si elle est utilisée ;
• les données du bail, des loyers et des paiements, pour gérer la location, établir les quittances, l'indexation et les courriers prévus par la loi ;
• les documents de la location (bail, états des lieux et photos, attestations, décomptes), pour les conserver, vous les rendre accessibles et les faire signer ; la signature se fait à l'écran et est confirmée par un code à usage unique envoyé par e-mail, et par SMS le cas échéant ;
• lors d'une signature en présence (par exemple un état des lieux signé sur la tablette du bailleur), une photo du recto de votre pièce d'identité, chiffrée, dont l'empreinte est inscrite au registre, pour prouver qui a signé ;
• vos demandes, y compris celles faites en scannant le QR code du logement (par exemple un problème technique), pour y donner suite et, si nécessaire, mandater un artisan ;
• les e-mails que vous envoyez à votre bailleur, s'il les rattache à votre dossier ;
• pour les candidats : les informations de candidature admises par la réglementation et le créneau de visite choisi, pour choisir un locataire.

La base légale est l'exécution du bail ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (pour une candidature : son examen par le bailleur, art. 6.1.b RGPD ; aucun consentement n'est demandé pour cela), le respect d'obligations légales et l'intérêt légitime du bailleur à gérer son bien. L'intérêt légitime du bailleur consiste à gérer son bien, à prouver ce qui a été fait (registre) et à défendre ses droits.

Combien de temps ?

Pendant la location et ensuite pendant la durée nécessaire au règlement de la fin du bail et aux délais légaux. Les copies de pièce d'identité, votre date de naissance, votre téléphone et votre adresse future sont effacés automatiquement un an après la plus tardive de la fin du bail et de la clôture de la fin de bail (délai que le bailleur peut adapter). Les candidatures non retenues sont effacées automatiquement à la date indiquée au candidat, soit le délai choisi par le bailleur (30 jours par défaut, six mois au plus) après la clôture de l'annonce ou le refus de la candidature. Les actions réalisées dans Garentiz sont inscrites dans un registre horodaté, conservé pour la preuve. Le registre horodaté est conservé pour la preuve, sans durée fixée, tant que le compte du bailleur existe ; les adresses e-mail et les numéros de compte y sont masqués.

Avec qui ?

Avec les personnes et prestataires nécessaires à la location : artisans mandatés, personnes à qui le bailleur a délégué la gestion (par exemple un gestionnaire ou un comptable), et les prestataires techniques de Garentiz. Les données sont hébergées dans l'Union européenne (OVH, France), mais certains prestataires appartiennent à des groupes établis hors de l'Union, en particulier aux États-Unis, où des données peuvent être transférées : Stripe (paiements des licences du bailleur), Google Firebase et Apple (notifications sur téléphone, connexion avec Google ou Apple), Anthropic (assistant d'intelligence artificielle, seulement si le bailleur l'utilise). Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis. La liste complète figure dans la politique de confidentialité de Garentiz. Vos données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement lorsque la loi le permet, la limitation du traitement, leur portabilité (recevoir dans un format lisible les données que vous avez fournies) ou vous y opposer, en vous adressant à votre bailleur. Si vous ne parvenez pas à le joindre, vous pouvez écrire à support@garentiz.com : nous transmettrons votre demande au bailleur. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Les messages non juridiques que votre bailleur vous envoie par Garentiz (message groupé, rappels d'échéances de votre logement) se coupent par le lien en bas de chaque message, même sans compte ; les avis d'échéance, rappels de loyer, documents et courriers à effet juridique continuent d'arriver. Votre bailleur peut aussi exporter ou effacer vos données depuis votre fiche, à votre demande.

Version du 2026-11-02

Mentions légales · Conditions d'utilisation · Conditions de vente · Confidentialité · Cookies · Accord de traitement des données ·